【介護】ご家族へのショートメッセージ送信の効率化：SMS送信システム導入

■ 背景と目的
介護現場において、ご家族への日々の連絡や緊急時の周知は欠かせない業務ですが、その手法がアナログなままだとスタッフの大きな負担となります。連絡業務のスピードアップと正確性の向上を目的に、SMS（ショートメッセージサービス）を活用した一斉送信システムを構築し、連絡体制の抜本的な改善を主導しました。

■ 現場が抱えていた悩み
個別送信による多大な時間ロス スマートフォンのショートメッセージ機能を使用し、スタッフが一件ずつ手作業で宛先を選び、メッセージを作成・送信していました。一斉送信ができないため、ご家族の数だけ同じ作業を繰り返す必要があり、連絡完了までに膨大な時間を要していました。
「言った・言わない」のトラブル メッセージが相手の端末に届いているかを客観的に確認する手段がなく、後になってご家族から「連絡を聞いていない」というお申し出をいただくことがありました。これがスタッフの心理的な負担や、信頼関係への影響に繋がっていました。

■ 取り組み内容：効率的で確実な送信体制の構築
誰でもミスなく、瞬時に連絡が完了する仕組みを目指し、以下の施策を実行しました。

1. 既存データと連携した一斉送信システムの構築
・Excelデータとの連携：ご家族の連絡先がまとめられたExcel名簿と、SMS送信システムを連携。電話番号を一台ずつ手入力する手間を完全に排除しました。
・一斉送信ができるようシステム構築：一度の操作で、全ご家族へ同一内容のメッセージを即座に届けることができる仕組みを作り上げました。これにより、周知にかかる作業時間を分単位にまで短縮しました。

2. 到達状況の可視化とエビデンスの確保
到達確認機能の活用：ご家族の携帯電話にメッセージが正しく届いたかどうかを、システム上で即座に確認できる体制を整えました。

■ 実績・成果
(1)連絡業務の劇的な時短（全件送信が1分で完了） これまで一件ずつ行っていた連絡作業が、わずか1分程度で全ご家族へ完了するようになりました。浮いた時間を、直接的な介護ケアや他の重要業務に充てられるようになりました。
(2)「聞いていない」をゼロにし、信頼性を向上 メッセージの到達状況が可視化されたことで、連絡の行き違いを未然に防げるようになりました。確実な証拠（エビデンス）を持って対応できるため、ご家族との関係性もより円滑になりました。
(3)スタッフの心理的安全性の確保 「送り漏れ」や「伝達ミス」が起きにくいシステムを提供することで、スタッフが不安を感じることなく、自信を持って連絡業務を行える環境を構築しました。