【介護】ご家族へのショートメッセージ送信の効率化：SMS送信システム導入

■ 背景と目的

介護現場において、ご家族への日々の連絡や緊急時の周知は欠かせない業務ですが、その手法がアナログなままだとスタッフの大きな負担となります。

連絡業務のスピードアップと正確性の向上を目的に、SMS（ショートメッセージサービス）を活用した一斉送信システムを構築し、連絡体制の抜本的な改善を主導しました。

■ 現場が抱えていた悩み

• 個別送信による多大な時間ロス
  スマートフォンのショートメッセージ機能を使用し、スタッフが一件ずつ手作業でメッセージを作成・送信していました。ご家族の数だけ同じ作業を繰り返す必要があり、膨大な時間を要していました。

• 「言った・言わない」のトラブル
  メッセージが相手に届いているかを客観的に確認する手段がなく、後になって「連絡を聞いていない」というお申し出をいただくことがありました。これがスタッフの心理的負担や、信頼関係への影響に繋がっていました。

■ 取り組み内容：効率的で確実な送信体制の構築

誰でもミスなく、瞬時に連絡が完了する仕組みを目指し、以下の施策を実行しました。

1. 既存データと連携した一斉送信システムの構築

• Excelデータとの連携：ご家族の連絡先がまとめられたExcel名簿とシステムを連携。電話番号を一台ずつ手入力する手間を完全に排除しました。
• 一斉送信スキームの確立：一度の操作で、全ご家族へ同一内容のメッセージを即座に届ける仕組みを作り上げ、周知にかかる作業時間を分単位に短縮しました。

2. 到達状況の可視化とエビデンスの確保

• 到達確認機能の活用：ご家族の携帯電話にメッセージが正しく届いたかどうかを、システム上で即座に確認できる体制を整えました。

■ 実績・成果

• (1) 連絡業務の劇的な時短（全件送信が1分で完了）
  これまで一件ずつ行っていた連絡作業が、わずか1分程度で完了。浮いた時間を直接的な介護ケアや他の重要業務に充てられるようになりました。

• (2) 「聞いていない」をゼロにし、信頼性を向上
  メッセージの到達状況が可視化されたことで、連絡の行き違いを未然に防げるようになりました。確実な証拠（エビデンス）を持って対応できるため、ご家族との関係性もより円滑になりました。

• (3) スタッフの心理的安全性の確保
  「送り漏れ」や「伝達ミス」が起きにくいシステムを提供することで、スタッフが不安を感じることなく、自信を持って連絡業務を行える環境を構築しました。