【介護】書類送付業務の自動化：郵送システム活用による工数削減（60時間▷30分へ）

■ 背景と目的
介護現場における事務作業は、ご家族への報告や契約関連など多岐にわたり、その多くが手作業で行われていることが少なくありません。現場スタッフが本来のケア業務に集中できるよう、事務負担の抜本的な解消を目指し、書類送付業務の「半自動化」を主導しました。

■ 現場が抱えていた悩み
(1)多大な人的リソースの占有 ご家族への書類送付をすべて手作業で行っていたため、毎月、3人のスタッフがつきっきりで3日間（合計約60時間）もの時間を費やしていました。
(2)人的ミスへの懸念と現場の疲弊 大量の印刷、封入、宛名貼りといった単純作業が長時間続くことで、封入ミスなどのリスクが高まるだけでなく、スタッフの精神的・肉体的な負担が常態化していました。

■ 取り組み内容：手作業を廃止する「半自動化」の実現
「人が行うべき作業」と「システムに任せる作業」を整理し、以下の仕組みを構築しました。
(1) 既存データと郵送システムの連携
・Excel名簿の有効活用：管理しているExcelデータから、送付先情報を直接抽出。宛名書きやラベル印刷の手間をなくしました。
・郵送代行システムとの連携：作成したデータを、外部の郵送代行システムと連携。印刷から封入、発送までを一貫してシステム上で完結できる体制を整えました。
(2) 業務プロセスの再設計（半自動化）
手作業の完全撤廃：これまで現場で行っていた「印刷・封筒への封入・切手貼り・投函」という一連の物理的作業を廃止しました。PC上の操作だけで発送が完了する「半自動化」スキームを確立しました。

■ 実績・成果
(1)作業時間の劇的な削減（60時間を30分に短縮） 3名で3日間（約60時間）かかっていた作業が、わずか1名・30分程度のPC操作で完了するようになりました。

(2)現場スタッフを事務作業から解放 毎月の膨大な事務工数を削減したことで、スタッフが本来の役割である入居者様へのケアや、より専門性の高い業務に専念できる環境を創出しました。

(3)ミスの防止とコストの最適化 システム化によって宛名間違いや封入漏れといった人的エラーを排除。同時に、人件費という目に見えない大きなコストの最適化も実現しました。